Steuerpotenzial bei der Spesenabrechnung – Was es jetzt zu bedenken gilt!

Bei unserer täglichen Arbeit mit unseren Kunden stoßen wir regelmäßig auf Steuerpotenziale im Bereich der Spesenabrechnungen. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, lesen Sie den Artikel oder kontaktieren Sie uns direkt und wir helfen Ihnen persönlich weiter.

Spesen Definition

Spesen sind Kosten, die dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit anfallen und ihm vom Arbeitgeber zurückerstattet werden. Hauptsächlich fallen Spesen bei dienstlichen Reisen und/oder auswärtigen Verpflegungen an.

Wichtig dabei ist, dass Spesen nur ausgezahlt werden dürfen, wenn die Kosten während der Arbeitszeit entstanden sind. Entschädigungen, die nicht tatsächlich aufgelaufenen Spesen entsprechen, müssen zum Bruttolohn addiert und letztendlich vom Arbeitnehmenden auch versteuert werden.

Effektive Spesen

Abgerechnet werden Spesen in der Regel effektiv, das heißt: nur Spesen, die mit dem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden können, dürfen als Spesen ausbezahlt werden.

Spesenbelege gehören zu denjenigen Belegen, die als Buchungsbeleg archiviert werden müssen. Auf dem Spesenbeleg müssen die folgenden Angaben ersichtlich sein:

• Name aller anwesenden Personen
• Name und Ort des Lokals (normalerweise auf der Rechnung)
• Geschäftszweck der Einladung

Tatsächlich werden viele Spesenbelege unvollständig eingereicht. Bis heute toleriert die Steuerverwaltung diese unvollständigen Belege und nimmt in den meisten Fällen keine Aufrechnung vor. Es ist jedoch davon auszugehen, dass dies nicht mehr lange akzeptiert wird, da wir bei Steuerrevisionen vermehrt feststellen, dass die Revisoren uns auf die fehlenden Hinweise auf den Belegen aufmerksam machen.

Pauschalspesen

Das Sammeln einzelner Spesenbelege ist vor allem für den Inhaber und leitende Angestellte einer Gesellschaft sehr mühsam. In der Praxis wird deshalb dem Firmeninhaber und leitenden Angestellten oft eine Pauschalentschädigung anstelle der einzelnen Belege ausbezahlt.

Diese Pauschalspesen werden im Voraus überwiesen und nicht nachträglich wie bei effektiven Spesen.

Pauschalspesen betragen in der Regel 3,5 – 4,5 % des Bruttolohnes. Diese Pauschalspesen umfassen sämtliche Einzelausgaben bis zu einer Höhe von CHF 50.00 pro Beleg. Quittungen oder Rechnungen mit höheren Beträgen müssen den Mitarbeitenden auch weiterhin ausbezahlt werden, da diese nicht in den Pauschalspesen inkludiert sind.

Pauschalspesen können steuerliches Potenzial haben. Auf jeden Fall lässt sich mit ihnen Zeit und Geld sparen.

Spesenreglement und Spesenvereinbarung

Um die Verrechnung von Spesen noch einfacher zu gestalten, gibt es das sogenannte Spesenreglement. Im Spesenreglement werden alle relevanten Spesen mit den dafür definierten Beträgen aufgeführt. So müssen einzelne Spesen nicht kontrolliert werden, sondern sie sind als geschäftsmässige Ausgaben akzeptiert.

Wichtig dabei ist, dass das Spesenreglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wird. Eine Grundvoraussetzung ist, dass das Unternehmen mindestens 10 Spesenempfänger, welche diesem Spesenreglement unterstellt sind, bei der Steuerverwaltung anmeldet.

Unternehmen mit weniger als zehn Spesenempfängern können die Entschädigungen in einer Spesenvereinbarung festlegen. Die Höhe dieser Pauschalentschädigungen werden im Veranlagungsverfahren beschlossen. Die anschließende Verrechnung funktioniert genauso wie bei den Spesenreglementen. Auch hier müssen keine Belege gesammelt werden.

Bei richtiger Anwendung besteht hier ein grosses Steuerpotenzial. Melden Sie sich bei uns und wir prüfen Ihre Unterlagen!